Im Destinationsmanagement besteht neben vielen projektbezogenen, strategischen und operativen allgemeinen Aufgaben die Herausforderung, im regelmäßigen Austausch mit StakeholderInnen, Institutionen und BelangträgerInnen zu sein. Bei den meisten unserer Projekte merken wir, dass die Innenkommunikation zwischen den einzelnen Institutionen aus u.a. Tourismus, Politik, Wirtschaft oder Umwelt noch Mangelware ist. Es fehlen häufig Strukturen für eine ganzheitliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
In diesem Beitrag sprechen wir über die wichtigsten Aspekte, die Tourismusorganisationen während der Umsetzung eines Projektes, aber auch darüber hinaus, berücksichtigen sollten, um zukunftsfest auf die Herausforderungen des Daily Business als Destinations-Management-Organisation = LebensraumgestalterIn zu bewältigen.
Warum ist interne Kommunikation so wichtig?
1. Informationsvermittlung und Wissenstransfer
Mitglieder von erfolgreichen Projekten, Teams und Tourismusorganisationen wissen, wie wichtig ein regelmäßiger Informationsfluss zwischen allen Beteiligten ist. Damit dieser "Workflow" jedoch entstehen kann, sollten Verantwortlichkeiten und Aufgaben/Rollen geklärt werden. So weiß jede und jeder einzelne - entweder als Person oder als Abteilung - dass er/sie dafür verantwortlich ist, Informationen, die alle betreffen könnten, auch an alle weiterzugeben. Damit entsteht ein Informationsfluss zum Vorteil aller Beteiligten und es können Synergien wesentlich bewusster genutzt werden.
2. Fachlicher Dialog, Feedback und Meilensteinarbeit
Dialog mit KollegInnen und ProjektpartnerInnen entsteht durch eine gelebte Feedbackkultur. Dies können bspw. regelmäßige Jour Fixe Termine sein, bei denen über den aktuellen Projektstand aller Beteiligten berichtet wird. Oder es werden bewusst kritische Meilensteine eingeführt, welche nachfolgende Entscheidungen bedingen und die gemeinschaftlich regelmäßig auf deren Erreichbarkeit überprüft werden.
3. Motivation und Bindung durch Transparenz
Mit einer transparenten Kommunikation und offenen Haltung sind sowohl MitarbeiterInnen als auch StakeholderInnen motivierter und tragen sich dadurch aktiver in das Projekt oder in die Tourismusorganisation ein. Das stärkt die Bindung zwischen den einzelnen Akteuren und sorgt für einen größeren Erfolg von gemeinsamen Maßnahmen.
Wie sieht Ihre Innenkommunikation aus?
Ein Beispiel: In unserem Themenschwerpunkt Aktiv- und Naturtourismus treffen viele verschiedene AkteurInnen mit unterschiedlichsten Interessen aufeinander. Neben der Tourismusorganisation zählen dazu unter anderem Naturparke, Naturschutz, Forstvertreter, GrundbesitzerInnen, SportlerInnen (Wandern, Mountainbike, etc.), Landratsämter und viele weitere. Jeder dieser StakeholderInnen möchte seine Interessen bestmöglich vertreten und umsetzen.
Eine für alle Beteiligten sinnvolle und gemeinsame Innenkommunikation findet nur statt, wenn StakeholderInnen und Beteiligte des Projektes proaktiv den Austausch mit den anderen PartnerInnen suchen und sich eigenverantwortlich um die ihnen auferlegten Aufgaben (das passiert zuvor in einem partizipativen Prozess) kümmern. Das ist der Idealfall. In der Realität ist dies bis auf einige Ausnahmen leider selten.
Kommunikation im Realitäts-Check
In vielen unserer Projekte erleben wir folgende Szenarien:
Während der Umsetzung arbeiten, diskutieren alle PartnerInnen zusammen und tauschen sich aus. Nach Beendigung und Beschluss aller Maßnahmen arbeiten jedoch dann alle Beteiligten in ihrem Daily Business weiter und gehen den beschlossenen Umsetzungsplänen nicht weiter nach. Gründe gibt es viele: Institutionen und Organisationen fühlen sich nicht berufen, den berühmt-berüchtigten "ersten Schritt" zu machen. Andere wiederum können die ihnen zugeteilten Aufgaben nicht erledigen. Weitere sind sich nicht mehr über den Mehrwert der gemeinsamen Herangehensweise bewusst und müssten nochmal "abgeholt" werden. Und, und und ...
Wichtig: Eine Kommunikationsstrategie
Die Festlegung einer gemeinsamen Kommunikations-Strategie, die auch nach Projektende von allen anwendbar ist, ist die Voraussetzung für ein weiteres gemeinsames und "konstruktives Miteinander". Sie sollte gepflegt und mit positiven Impulsen und kleineren Erfolgen bereits während der Projektlaufzeit belebt werden. Bei Projekten leisten viele verschiedene AkteurInnen einen wertvollen Beitrag. Die Kunst ist, gemeinsam das "Große Ganze" zu erfassen und nicht nur die eigenen Interessen und Verantwortlichkeiten im Vordergrund zu sehen. Im besten Fall bildet eine im Projekt entwickelte Kommunikationsstrategie den Rahmen, der als Orientierung für das weitere Vorgehen und die Kooperation aller Beteiligten auch nach Projektende dient.
Tourismuskonzepte von Menschen für Menschen - das ist unser Motto. Wir kennen die Bedürfnisse der Gäste und Nutzer und entwickeln darauf passende touristische Angebote. Sie haben Interesse an weiteren Informationen? Bitte kontaktieren Sie uns!
Dipl. Geogr. Tanja Brunnhuber
Inhaberin destination to market
